{"id":29877,"date":"2022-09-12T16:10:20","date_gmt":"2022-09-12T14:10:20","guid":{"rendered":"https:\/\/phrase.com\/customers\/cybozu\/"},"modified":"2022-10-11T16:19:28","modified_gmt":"2022-10-11T16:19:28","slug":"cybozu","status":"publish","type":"case-study","link":"https:\/\/phrase.com\/de\/customers\/cybozu\/","title":{"rendered":"Beschleunigung des Produktentwicklungszyklus durch die Einf\u00fchrung von Phrase TMS"},"content":{"rendered":"\n
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Die Mission von Cybozu, Inc. ist es, \u201eeine Gesellschaft voller Teamwork zu schaffen\u201c. Cybozu entwickelt und vertreibt Cloud-basierte Groupware, die den Informationsaustausch und die Kommunikation im Team erleichtert. Dar\u00fcber hinaus unterst\u00fctzt das Unternehmen auch Projekte wie Teamwork-Trainings f\u00fcr Unternehmen und andere Organisationen.<\/span><\/p>\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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Herausforderung<\/p>\n

Verbesserter Workflow zur Erstellung von Support-Dokumenten: traditionelle Abwicklung per Content-Management-System<\/b><\/h2>\n

Zu den Aufgaben des Technical-Communications-Teams von Cybozu geh\u00f6ren die Gestaltung der Benutzeroberfl\u00e4chentexte der Unternehmensprodukte, die Erstellung von Dokumentationsangeboten wie Support-Sites und Versionshinweisen sowie deren \u00dcbersetzung und Lokalisierung.<\/span><\/p>\n

Bisher nutzte das Team ein Content-Management-System (CMS) f\u00fcr die Erstellung von Dokumenten und deren \u00dcbersetzung ins Englische und Chinesische sowie die Ver\u00f6ffentlichung der Inhalte auf der Website.<\/span><\/p>\n

Wenn im Rahmen des \u00dcbersetzungsprozesses ein Artikel aktualisiert werden musste, wurde dieser als PDF-Datei an die \u00dcbersetzer geschickt. In dieser PDF-Datei hatte der Autor des Artikels die ge\u00e4nderten Stellen manuell hervorgehoben. Der \u00dcbersetzer \u00f6ffnete dann alle zu \u00fcberarbeitenden Dateien nacheinander, \u00fcberpr\u00fcfte die markierten Bereiche und \u00fcbersetzte die aktualisierten Abschnitte dann erneut am Computer. Die \u00dcbersetzer f\u00fcgten diese \u00c4nderungen dann manuell wieder in das CMS ein und konvertierten sie in HTML. Anders formuliert: Wenn 20 Seiten zu aktualisieren waren, mussten 20 PDF-Dateien erstellt und mit betr\u00e4chtlichem manuellen Aufwand abgearbeitet werden. \u00dcberdies f\u00fchrte diese Arbeitsweise h\u00e4ufig zu Auslassungen \u2013 \u00c4nderungen wurden nicht hervorgehoben oder im Rahmen der manuellen Aktualisierung \u00fcbersehen.<\/span><\/p>\n

Beschleunigte Dokumentation f\u00fcr den agilen Entwicklungsprozess<\/b><\/h2>\n

Als neues Verfahren f\u00fcr die Softwareentwicklung begann Cybozu mit der Einf\u00fchrung der agilen Entwicklung. Agile Entwicklung ist eine Methode zur Erh\u00f6hung der Entwicklungsgeschwindigkeit. Dabei erfolgt die Entwicklung in kurzen Zyklen. So k\u00f6nnen situationsbedingt und flexibel \u00c4nderungen auch unabh\u00e4ngig von den urspr\u00fcnglichen Projektvorgaben vorgenommen werden.<\/span><\/p>\n

Dabei wurde deutlich, dass die termingerechte Erstellung und \u00dcbersetzung der Dokumentation im Rahmen dieses beschleunigten Entwicklungszyklus mit dem bisherigen manuellen Prozess nicht m\u00f6glich w\u00e4ren. Daher entschied sich das Team f\u00fcr technische Kommunikation, ihr Konzept f\u00fcr die Erstellung der Dokumentations-Site grundlegend zu \u00fcberarbeiten. Und so ging das Team vor:<\/span><\/p>\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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L\u00f6sung<\/p>\n

Versionsverwaltung mit Git und inkrementelles \u00c4nderungsmanagement mit Phrase TMS<\/strong><\/h2>\n

Um den Erstellungsprozess effizienter zu gestalten, wollte das Team eine L\u00f6sung implementieren, mit der inkrementelle \u00c4nderungen verwaltet werden k\u00f6nnen. Zuerst wurde die Entscheidung getroffen, die Inhalte in Git zu verwalten. Das erlaubt die Versionierung von Inhalten und vereinfacht die Handhabung h\u00e4ufiger \u00c4nderungen von Spezifikationen. Parallel dazu wechselte das Team auf Phrase TMS. In Phrase TMS wiederum werden \u00c4nderungen am Quelltext automatisch angezeigt.<\/span><\/p>\n

Wechsel zu Klartextdateien mit Markdown-Notation<\/b><\/h2>\n

Bei der Umstellung auf das oben umrissene System \u00e4nderte Cybozu auch das Verfahren zur Erstellung von Manuskripten, um inkrementelle \u00c4nderungen besser abbilden zu k\u00f6nnen. Durch Nutzung der Auszeichnungssprache Markdown wurde es m\u00f6glich, Manuskripte in Form generischer Klartexte (Plain Text) zu erstellen. Markdown erlaubt es, Texte in einem f\u00fcr Menschen leicht lesbaren und auch f\u00fcr Computer interpretierbaren Format auszuzeichnen. Dabei werden Strukturen wie Listen und \u00dcberschriften mit einfachen Symbolen vorgegeben. Ein Vorteil der Markdown-Implementierung besteht darin, dass es f\u00fcr Menschen einfacher ist, sich die inkrementellen \u00c4nderungen in Git anzeigen zu lassen. Au\u00dferdem k\u00f6nnen die mit Markdown formatierten Texte in Phrase TMS einfacher \u00fcbersetzt werden, da es \u2013 anders als zum Beispiel bei HTML \u2013 keine vergleichsweise komplexen Tags gibt.<\/span><\/p>\n

Allerdings m\u00fcssen Markdown-Dateien, damit diese im Web ver\u00f6ffentlicht werden k\u00f6nnen, in das HTML-Format konvertiert werden. Hierf\u00fcr verwendet das Dokumentationsteam den Site-Generator Hugo.<\/span><\/p>\n

Vorteile der Implementierung eines Versionskontrollsystems<\/b><\/h2>\n

Bei der agilen Produktentwicklung m\u00fcssen oft \u00c4nderungen der Spezifikationen, der Ver\u00f6ffentlichungsdaten oder auch ausfallende Releases ber\u00fccksichtigt werden. Ein besonderes Problem, mit dem sich das Cybozu konfrontiert sah, war die Verschiebung von Release-Zeiten f\u00fcr jede Anforderung bei der \u00c4nderung der Release-Daten.<\/span><\/p>\n

Bei der L\u00f6sung dieses Problems k\u00f6nnen Versionsverwaltungssysteme wie Git ihre St\u00e4rken ausspielen, da hier Funktionen zur Verwaltung von Entwicklungszweigen (Branching) genutzt werden k\u00f6nnen. Mit diesem Mechanismus k\u00f6nnen \u00c4nderungen in Entwicklungszweigen auf Anforderungsebene direkt in der Dokumentation nachgebildet werden.<\/span><\/p>\n

Auf diese Weise k\u00f6nnen selbst bei \u00c4nderungen oder dem Ausfall von Releases die Zeitpunkte f\u00fcr das Zusammenf\u00fchren oder Absagen von Branches einfach angepasst werden. Damit verringert sich der Arbeitsaufwand im Vergleich zur Verwaltung in einem Content-Management-System drastisch. Ein weiterer Vorteil ist, dass durch die automatische Aufzeichnung der \u00c4nderungshistorie und die M\u00f6glichkeit, auf Versionen vor dem Zusammenf\u00fchren von Entwicklungszweigen zur\u00fcckzugreifen, nachtr\u00e4glich festgestellt werden kann, welche Personen welche \u00c4nderungen vorgenommen haben.<\/span><\/p>\n

Gr\u00fcnde f\u00fcr die Einf\u00fchrung von Phrase TMS als \u00dcbersetzungsmanagementsystem<\/b><\/h2>\n

Bei Cybozu verwenden wir Phrase TMS schon seit mehreren Jahren als \u00dcbersetzungsmanagementsystem. Wir haben uns zun\u00e4chst aufgrund der g\u00fcnstigen Tarife f\u00fcr den Dienst selbst f\u00fcr Phrase TMS entschieden, da wir nicht erst \u00dcbersetzer zum Kauf von Software oder Lizenzen bewegen mussten. Au\u00dferdem spricht f\u00fcr Phrase TMS die Tatsache, dass dies zum Zeitpunkt der Implementierung das einzige System war, das Markdown-Dateien verarbeiten konnte. Es ist auch ein wesentlicher Vorteil f\u00fcr unser Unternehmen, dass Phrase TMS komplett als Cloud-Dienst genutzt werden kann und Workflows unterst\u00fctzt.<\/span><\/p>\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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Phrase TMS ist eine kosteng\u00fcnstige L\u00f6sung und wir m\u00fcssen die \u00dcbersetzer nicht erst bitten, Software anzuschaffen und zu lizenzieren. Der entscheidende Faktor war aber, dass wir mit Phrase TMS Markdown-Dateien verarbeiten k\u00f6nnen. Ein weiterer gro\u00dfer Vorteil besteht darin, dass alle Funktionen in der Cloud ausgef\u00fchrt werden und wir unsere Workflows einfach verwalten k\u00f6nnen.<\/p>\n<\/p>

\"Cybozu<\/div>

Koichi Nakajima<\/p>

Software Localization Engineer, Technical Communications Team, Development Division<\/p><\/div><\/div><\/div>\t<\/div>\n\n<\/div>\n\n\n\n

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Benefits<\/p>\n

Neuausrichtung der Workflows zur Erstellung und \u00dcbersetzung von Artikeln<\/b><\/h2>\n

Der Prozess der Erstellung und \u00dcbersetzung von Artikeln stellt sich nach der Optimierung des Workflows wie folgt dar:<\/span><\/p>\n

Erstellung von Artikeln in japanischer Sprache:<\/span><\/em><\/p>\n

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  1. Die Artikel werden von den Autoren auf ihren Computern verfasst und bei GitHub abgelegt, einem Hosting-Dienst, der die Git-Funktionalit\u00e4t unterst\u00fctzt. Alle Artikeldateien werden dort gespeichert.<\/span><\/li>\n
  2. Die Artikel werden von menschlichen Korrektoren und automatischen Systemen gepr\u00fcft.<\/span><\/li>\n
  3. Nach erfolgter Pr\u00fcfung und Freigabe werden die Artikel im Internet ver\u00f6ffentlicht.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

    Ablauf der \u00dcbersetzung ins Englische und Chinesische:<\/span><\/em><\/p>\n

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    1. Die zu \u00fcbersetzenden Artikel werden von GitHub in Phrase TMS \u00fcbertragen. Die Dateien werden als ZIP-Archiv importiert und daf\u00fcr kann \u2013 unter Beibehaltung der Workflow-Stufe \u2013 ein Projekt erstellt werden.<\/span><\/li>\n
    2. Nachdem die Einstellungen f\u00fcr Translation Memorys und andere Ressourcen vorgenommen wurden, werden die konkreten \u00dcbersetzungsjobs Auftragnehmern oder internen \u00dcbersetzern zugewiesen. Alle Beitr\u00e4ge und Kommentare bleiben in der Phrase TMS-Cloud.<\/span><\/li>\n
    3. Nach der Erstellung und Pr\u00fcfung der \u00dcbersetzungen werden diese exportiert. Der aktuelle Workflow-Schritt kann beibehalten werden, indem die \u00dcbersetzungen wiederum als ZIP-Datei exportiert werden.<\/span><\/li>\n
    4. Nachdem die \u00fcbersetzten Artikel als Markdown-Dateien auf GitHub hochgeladen wurden, werden diese mit Hugo in HTML konvertiert und dann im Internet ver\u00f6ffentlicht.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

      Tricks zum Importieren von Markdown-Dateien<\/b><\/h2>\n

      Wenn das Dokumentations-Team Markdown-Dateien in HTML konvertiert, macht es sich die erweiterte propriet\u00e4re Notation von Hugo zunutze. So wird zum Beispiel die Zeichenfolge {{%note%}} nach der Ver\u00f6ffentlichung des Artikels im Browser als \u201e\u2713 note\u201c angezeigt. Beim direkten Import in Phrase TMS wird die Zeichenfolge {{% note %}} jedoch dem \u00dcbersetzer angezeigt.<\/span><\/p>\n

      Um dies zu verhindern, wird beim Import die Phrase TMS-Funktion zum Konvertieren von Zeichenfolgen in Phrase TMS-Tags mittels regul\u00e4rer Ausdr\u00fccke verwendet. Damit ist sichergestellt, dass eine solche Zeichenfolge als blauer Tag-Platzhalter mit ausgeblendetem Inhalt angezeigt wird. Es besteht also kein Risiko, dass \u00dcbersetzer die \u201enote\u201c versehentlich \u00fcbersetzen.<\/span><\/p>\n

      Implementierung maschineller \u00dcbersetzung<\/b><\/h2>\n

      Derzeit werden die meisten Dokumentations-Inhalte bei Cybozu von Menschen \u00fcbersetzt. Aber f\u00fcr das Produkt Garoon \u2013 eine Groupware f\u00fcr Mittelst\u00e4ndler und Gro\u00dfunternehmen \u2013 wurde maschinelle \u00dcbersetzung eingef\u00fchrt.<\/span><\/p>\n

      Im Oktober 2019 ver\u00f6ffentlichte Cybozu Version 5 von Garoon. Dabei wurden als Bestandteil von Produkt-Upgrades neue Funktionen erg\u00e4nzt, was mit erheblichen \u00c4nderungen an der japanischen Version der integrierten Hilfe einherging. Da die japanische Hilfe etwa 2 Millionen Zeichen umfasst, war es faktisch unm\u00f6glich, nur mit der Unterst\u00fctzung menschlicher \u00dcbersetzer die japanische, englische und chinesische Version gleichzeitig zu ver\u00f6ffentlichen. Aus diesem Grund wurde die Entscheidung getroffen, auf Post-Editing zu setzen. Dabei werden die maschinell erstellten \u00dcbersetzungen von professionellen \u00dcbersetzern gepr\u00fcft und gegebenenfalls \u00fcberarbeitet.<\/span><\/p>\n

      F\u00fcr die maschinelle \u00dcbersetzung wird eine kostenpflichtige MT-Engine herangezogen. Da Phrase TMS viele MT-Engines unterst\u00fctzt, konnten wir angeben, welche Engines verwendet werden sollen und diese dann f\u00fcr die \u00dcbersetzung innerhalb der Phrase TMS-Plattform nutzen.<\/span><\/p>\n

      Um Kosten zu reduzieren und Arbeitszeiten zu verk\u00fcrzen, haben wir einen entsprechenden Auftrag an ein \u00dcbersetzungsunternehmen vergeben, bei dem die tats\u00e4chlichen Mannstunden und nicht der \u00fcbliche Einheitspreis pro Zeichen zugrunde gelegt wurde.<\/span><\/p>\n

      Um die aus der vorherigen Version der Dokumentation vorliegenden Ressourcen optimal zu nutzen, wurden zuerst die 100%-Matches aus dem Translation Memory ermittelt und \u00fcbernommen. F\u00fcr die verbleibenden Segmente wurde dann eine MT-Engine herangezogen.<\/span><\/p>\n

      Die resultierende Qualit\u00e4t der \u00dcbersetzungen h\u00e4ngt von der Leistungsst\u00e4rke der verwendeten MT-Engine ab. Cybozu arbeitet nun daran, die Qualit\u00e4t durch den Einsatz einer trainierbaren Engine weiter zu steigern.<\/span><\/p>\n

      „Durch den neuen Workflow auf Grundlage von Phrase TMS und anderen Tools konnte der Prozess der Dokumentationserstellung deutlich effizienter gestaltet werden. Ich denke, dass auch andere Unternehmen, deren Dokumentation regelm\u00e4\u00dfig aktualisiert werden muss, aus unserem Prozess lernen k\u00f6nnen.“<\/span><\/i><\/p>\n

      – Mayuko Sawai, Technical Communications Team, Development Division, Cybozu, Inc., Technische Redakteurin<\/span><\/i><\/p><\/blockquote>\n

      Weitere Verbesserungen f\u00fcr Cybozu<\/b><\/h2>\n

      Wir bei Cybozu m\u00f6chten den manuellen Arbeitsaufwand weiter reduzieren, indem wir den Git-Konnektor von Phrase TMS verwenden, um automatisch Projekte zu bestimmten Zeiten zu erstellen. So k\u00f6nnen wir auch die Funktionalit\u00e4t f\u00fcr kontinuierliche Jobs nutzen, wenn Aktualisierungen erforderlich sind.<\/span><\/p>\n

      Dar\u00fcber hinaus ziehen wir auch in Erw\u00e4gung, die vor Kurzem in Phrase TMS implementierte Funktion zu verwenden, mit der wir \u00dcbersetzungsagenturen und \u00dcbersetzern regelm\u00e4\u00dfig Feedback zu ihrer Arbeit geben k\u00f6nnen.<\/span><\/p>\n

      Au\u00dferdem besteht aufgrund der zunehmenden Anzahl mehrsprachiger Projekte ein wachsender Bedarf f\u00fcr das Outsourcing von \u00dcbersetzungen der Benutzeroberfl\u00e4chentexte, die derzeit intern durchgef\u00fchrt werden. Eine Herausforderung hierbei ist ein praxistaugliches Verfahren, um externen \u00dcbersetzern die Benutzeroberfl\u00e4che von Produktkomponenten zu zeigen, die sich noch im Entwicklungsprozess befinden. Andererseits bietet Phrase TMS die M\u00f6glichkeit, bei jedem einzelnen Segment eines \u00dcbersetzungsauftrags auf Screenshots zu verweisen. So k\u00f6nnen \u00dcbersetzer den jeweiligen Kontext besser verstehen und hochwertigere \u00dcbersetzungen erstellen.<\/span><\/p>\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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      Bereit loszulegen?<\/h2><\/div>\n\t\t
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      Sprich eine gr\u00f6\u00dfere Zielgruppe an und verbessere die Kundenbindung.<\/h3>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\tDemo vereinbaren\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\tPreise ansehen\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"","protected":false},"featured_media":37493,"parent":0,"template":"","case-study-tag":[1069],"class_list":["post-29877","case-study","type-case-study","status-publish","has-post-thumbnail","hentry"],"acf":{"copy":"","image":{"ID":27542,"id":27542,"title":"Cybozu_logo 1@2x","filename":"Cybozu_logo-1@2x.png","filesize":7810,"url":"https:\/\/phrase.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/Cybozu_logo-1@2x.png","link":"https:\/\/phrase.com\/de\/customers\/cybozu\/cybozu_logo-12x-2\/","alt":"Cybozu logo | Phrase","author":"7","description":"","caption":"","name":"cybozu_logo-12x-2","status":"inherit","uploaded_to":29877,"date":"2022-09-20 08:54:05","modified":"2022-09-23 11:54:39","menu_order":0,"mime_type":"image\/png","type":"image","subtype":"png","icon":"https:\/\/phrase.com\/wp-includes\/images\/media\/default.png","width":220,"height":210,"sizes":{"thumbnail":"https:\/\/phrase.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/Cybozu_logo-1@2x-150x150.png","thumbnail-width":150,"thumbnail-height":150,"medium":"https:\/\/phrase.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/Cybozu_logo-1@2x.png","medium-width":220,"medium-height":210,"medium_large":"https:\/\/phrase.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/Cybozu_logo-1@2x.png","medium_large-width":220,"medium_large-height":210,"large":"https:\/\/phrase.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/Cybozu_logo-1@2x.png","large-width":220,"large-height":210,"1536x1536":"https:\/\/phrase.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/Cybozu_logo-1@2x.png","1536x1536-width":220,"1536x1536-height":210,"2048x2048":"https:\/\/phrase.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/Cybozu_logo-1@2x.png","2048x2048-width":220,"2048x2048-height":210},"html":"\"Cybozu"},"link":{"title":"Cybozu","url":"https:\/\/phrase.com\/de\/customers\/cybozu\/","target":""},"case_study_logo":false},"taxonomies":[{"term_id":1069,"name":"Technologie","slug":"software-de","term_group":0,"term_taxonomy_id":1069,"taxonomy":"case-study-tag","description":"","parent":1131,"count":16,"filter":"raw"}],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/phrase.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/case-study\/29877"}],"collection":[{"href":"https:\/\/phrase.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/case-study"}],"about":[{"href":"https:\/\/phrase.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/case-study"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/phrase.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/37493"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/phrase.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=29877"}],"wp:term":[{"taxonomy":"case-study-tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/phrase.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/case-study-tag?post=29877"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}